Arbeitszeiten im Blick
Schluss mit dem lästigen Sammeln von Arbeitszeitnachweisen aus den Objekten und dem Abtippen von Exceltabellen – mit Yellow Time® ist das Geschichte. Dank unserer Schnittstellen zu den führenden ERP-Systemen in der Gebäudereinigung werden Stammdaten, Dienstpläne, Fehlzeiten und Arbeitszeiten automatisch übertragen. Alle Zeiten durchlaufen einen Freigabeprozess, um sicherzustellen, dass nur korrekte Daten in der Lohnabrechnung landen.
It's all about the Schnittstelle!
Integration in dein ERP-System.
Yellow Time® bietet Schnittstellen zu einer Vielzahl von ERP-Systemen und Lohnabrechnungsprogrammen, darunter Navision (Business Central), zvoove und Datev. Denn nur mit einer reibungslosen Integration macht die digitale Zeiterfassung wirklich Sinn.
Übertragung von Objekten und Mitarbeitern.
Der Stammdatenabgleich überträgt Kunden, Objekte und Mitarbeiter. Dabei werden, abhängig von der Schnittstelle, nicht nur Informationen wie Name und Personalnummer übergeben, sondern auch Ein- und Austrittsdaten. Das bedeutet, dass Mitarbeiter, die das Unternehmen verlassen, automatisch in Yellow Time® deaktiviert werden. Grundsätzlich gilt: Das ERP-System ist führend, und in Yellow Time® sollten alle Rechte so gesetzt sein, dass Objekte und Mitarbeiterstammdaten nicht geändert werden können.
Abgleich von Dienstplänen.
Dienstpläne können weiterhin im ERP-System erstellt werden. Sobald der Dienstplan fertig ist, wird er automatisch an Yellow Time® übermittelt. Jede Reinigungskraft sieht dann sofort in der eigenen App, an welchem Tag welcher Dienst eingeplant ist. Alles wird zentral vom ERP-System aus gesteuert.
Arbeitszeiten und Abwesenheiten.
Alle erfassten Arbeitszeiten werden nach dem Freigabeprozess automatisch ins ERP-System importiert. Dort stehen sie üblicherweise in einer Zwischentabelle zur Verfügung, bevor die finalen Daten in die Lohnabrechnung übernommen werden. Abwesenheiten können sowohl in Yellow Time® angelegt und ins ERP übertragen werden als auch umgekehrt. Das ermöglicht jedem Unternehmen, die Prozesse flexibel zu gestalten.
Lohnbuchhaltung
Lohnarten entsprechend des Beschäftigungsverhältnisses.
Jedem Teammitglied in Yellow Time® kann ein spezifisches Beschäftigungsverhältnis zugeordnet werden, sei es sozialversicherungspflichtig oder geringfügig. Diverse Lohnarten können jedem Beschäftigungsverhältnis zugewiesen werden, um präzise zu steuern, welche Lohnart mit welcher Tätigkeit (z. B. Arbeitszeit, Krankheit, Urlaub usw.) verknüpft werden soll. Diese Lohnarten spielen besonders im Zusammenspiel mit Datev eine entscheidende Rolle.
Leistungsarten.
Yellow Time® unterstützt selbstverständlich die unterschiedlichen Tariflöhne des Gebäudereiniger-Tarifvertrags für verschiedene Leistungsarten. Im System können für jeden Mandanten Leistungsarten wie Glasreinigung, Unterhaltsreinigung, Winterdienst usw. definiert werden. Pro Objekt werden dann spezifische Leistungen festgelegt, die im jeweiligen Objekt erbracht werden. In diesen Leistungen sind in der Regel auch Verknüpfungen zum Dienstplan oder Vertrag im ERP-System enthalten.
Zuschläge.
Nachtzuschläge, Feiertagszuschläge und Sonntagszuschläge werden automatisch von Yellow Time® berechnet und ausgewiesen. Ob diese Zuschläge dann im Lohn weiterverarbeitet werden oder nicht, ist systemabhängig. Beim Datev-Export wird auch der Erschwerniszuschlag automatisch berechnet und klar zum Vormonat abgegrenzt.
Erst prüfen, dann freigeben
Flexible Freigabeoptionen – 2-stufig oder 3-stufig, ganz nach deinen Anforderungen.
Die digitale Zeiterfassung kann manchmal herausfordernd sein, insbesondere wenn erfasste Zeiten nachträglich angepasst werden müssen. Vielleicht wird der Timer vergessen zu stoppen oder die Zeit wird auf die falsche Leistung gebucht. Yellow Time® bietet eine unkomplizierte Freigabe mit flexiblen Optionen: Du kannst zwischen einer 2-stufigen oder 3-stufigen Freigabe wählen, um deinen Bedürfnissen gerecht zu werden.
Individuelle Pflichtfelder.
Für eine reibungslose Lohnabrechnung sind bestimmte Daten unverzichtbar, wie die Personalnummer oder die Kostenstelle. Yellow Time® ermöglicht es dir, genau festzulegen, welche Felder vor der Freigabe ausgefüllt sein müssen. Damit wird sichergestellt, dass keine wichtigen Informationen fehlen.
Go digital!
Online-Formular für Personalfragebogen nutzen.
Dank Yellow Time® ist das Ausfüllen eines Personalfragebogens so einfach wie das Surfen im Browser. Du kannst Dokumente wie den Personalausweis oder die Aufenthaltsgenehmigung fotografieren und direkt dem Formular hinzufügen. Durch die Festlegung von Pflichtfeldern gehören lästige Verzögerungen bei der Datensammlung der Vergangenheit an! Der vollständige Personalfragebogen landet direkt in deinem E-Mail-Postfach oder kann als Excel-Datei exportiert werden.
Arbeitsverträge digital gestalten.
Auch Arbeitsverträge lassen sich in Form eines digitalen Formulars präsentieren. Mit dem Berichtsvorlagendesigner erstellst du Dokumente, die genauso aussehen wie herkömmliche Arbeitsverträge. Einfach Platzhalter einfügen, das Logo integrieren, und schon ist der perfekte digitale Arbeitsvertrag bereit. Auf Wunsch kann sogar direkt in der App eine digitale Unterschrift geleistet werden.
Prozesse durch Tickets optimieren
Aufgaben vergeben und überwachen.
Das Ticketsystem ist das Herzstück von Yellow Time®: Hier treffen Tickets ein, die an verschiedenen Stellen generiert werden können. Ein Kunde meldet eine Reklamation, eine Reinigungskraft gibt eine Adressänderung über die App bekannt, oder das Ergebnis eines digitalen Formulars wird als Ticket erfasst. Tickets können automatisch oder manuell den entsprechenden Bearbeitern zugeordnet werden.
Anhänge & Kommentare.
Jedes Ticket kann mit Anhängen und Kommentaren versehen werden. So lässt sich beispielsweise eine Krankmeldung einfach umsetzen: Den gelben Schein fotografieren und am Ticket anhängen. Fertig.
E-Mail-Benachrichtigungen.
Bei Statusänderungen oder Kommentaren erhältst du automatische E-Mail-Benachrichtigungen. So bleibst du auch auf dem Laufenden, wenn die Yellow Time®-App gerade nicht geöffnet ist.
Materialeinkauf per App
Maßgeschneiderte Bestellungen für jedes Objekt.
Mit YellowTime® kannst du individuelle Bestellungen für jedes deiner Objekte problemlos abwickeln und den Lieferstatus bequem online verfolgen. Spezialsortimente können Objekten zugewiesen werden, um den Bedürfnissen deiner Kunden gerecht zu werden. So gehören Fehlbestellungen der Vergangenheit an.
Reinigungskraft-initiierte Bestellungen.
Wenn gewünscht, kann sogar die Reinigungskraft vor Ort Bestellungen aufgeben – sie kennt die Anforderungen am besten. Durch den integrierten Freigabeprozess behältst du die Kontrolle, jede Bestellung wird überprüft und angepasst, bevor sie zum Lieferanten geht.
Komponente für die Verwaltung:
Offen für viele Schnittstellen
Überlegst du, dein Unternehmen digital zu transformieren? Suchst du nach der optimalen Lösung, um saubere Daten zu generieren? Oder möchtest du als Objektleiter deine täglichen Prozesse einfacher und effizienter gestalten? Wir stehen gerne zur Verfügung und freuen uns auf deine Anfrage – sei es per E-Mail oder Telefon. Deinem Yellow Time® Moment steht schon bald nichts mehr im Wege.
